Hoja de Trabajo

Hoja de Trabajo 

La hora de trabajo es un papel de contabilidad utilizados por los contadores, para resumir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. La Hoja de trabajo permite verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias, realizar los ajustes y preparar la información con la cual se elaborarán los Estados Financieros. La hoja de trabajo es una herramienta que maneja el contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos; no es para el uso del gerente ni para ser publicada; se elabora a lápiz para poder borrar y hacer correcciones a media que se prepara.

  

Estructura 

La hoja de trabajo tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseñó, comprende varios pares de columnas que varían según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se dedique, por lo que generalmente se emplea el uso de hojas de contabilidad de doce (12) columnas. Para ejemplo ilustrativo nos referiremos a una hoja de trabajo sencilla de una empresa de servicios. Este instrumento contable contiene, en primer lugar, un encabezamiento donde se indica:

a) Nombre de la Empresa.

b) El nombre expreso de “HOJA DE TRABAJO”.

c) El período del ciclo contable que cubre.

En segundo lugar, comprende su estructura columnar; esta parte está compuesta por:

1. Una columna para escribir los títulos de las cuentas.

2. Seis (6) pares de columnas con los siguientes encabezamientos:

a) Balance de Comprobación.

b) Ajustes.

c) Balance de Comprobación Ajustado.

d) Costo de Ventas.

e) Estado de Ganancias y Pérdidas.

f) Balance General.

Es importante señalar que se debe mantener el orden de las columnas señalados en el punto 2. , ya que el resultado de los ajustes afecta directamente el cuadre definitivo del Balance General, es decir el resultado de una columna conlleva a la otra. Para realizar un ejemplo concreto de la hoja de trabajo, con las características señaladas hasta ahora, salvo que iremos por paso, es decir de lo más sencillo a lo más complejo, por lo que en este ejemplo no usaremos el unto referente a los Ajustes y el Balance de Comprobación Ajustado, tomemos el siguiente Balance de Comprobación de “SOMOS LOS MEJORES”, correspondiente al primer semestre del 2010.

Ejemplo 

Procesos de Ajuste y Cierre

Los registros contables de la Empresa sirven como base para calcular los resultados de las operaciones de la misma.  El proceso de registro de las transacciones requiere que sea hecho simultáneamente con las operaciones y en la medida en que se producen los intercambios.

El proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con base en dos métodos principales: Contabilización en base de efectivo y en base de acumulaciones.  En la práctica contable, prevalece la utilización de la segunda sobre la primera.  Todos los registros contables de esta forma son efectuados con base en las acumulaciones de partidas de activos y  pasivos.  En este proceso de registro, se pueden originar errores u omisiones, por lo cual surgen los ajustes a las diferentes cuentas que componen los estados financieros.  Debido al ciclo económico, toda entidad cierra sus operaciones en forma periódica al finalizar cada ciclo, las entidades deben tener analizadas y conciliadas las principales cuentas de sus estados financieros.

El proceso contable normalmente concluye con procedimientos de ajustes para depurar la información financiera y presentar estados financieros de acuerdo con lo establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad.

  

PROCESOS DE AJUSTE:

Desde el punto de vista contable existen dos métodos básicos para el registro de las operaciones:

-  Contabilidad en base de efectivo

            -  Contabilidad en base de acumulaciones

Veamos en qué consiste cada una de estos métodos.

  

CONTABILIDAD EN BASE DE EFECTIVO:

El registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas, métodos y procedimientos para asentar en los libros las transacciones que pudieran afectar a  la Empresa, de acuerdo con el principio de entidad.  El método de contabilidad en base de efectivo consiste en registrar las operaciones en los libros, en el momento que ingresa o se desembolsa efectivo.  Bajo esta premisa, éste método no cumple con el principio de asociación de ingresos y egresos.

CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES:

En el segundo método de contabilidad aplicado en las organizaciones es la contabilidad en base de acumulaciones, el cual establece que las operaciones son registradas en el momento en que éstas afectan la posición financiera, o los resultados de una entidad, este es el método que utiliza la Empresa para registrar sus transacciones.

La contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en base de efectivo.  En la última los ingresos y egresos sólo se reconocen cuando se obtiene o desembolsa el efectivo.  Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo, la contabilidad en base de acumulaciones es utilizada por casi todas las instituciones.

Es común que las instituciones fijen un período contable de un año, el cual no necesariamente debe coincidir con el año calendario.  Los estados financieros suelen elaborarse con una frecuencia semestral, trimestral o mensual y éstos proveen a la gerencia de la información necesaria para realizar los análisis necesarios y facilitar la toma de decisiones.

La contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las cuentas para reflejar aquellos eventos que por alguna razón no se hayan registrado, ya sea porque no se tuvo evidencia directa, como un soporte físico, por ejemplo, una factura de un proveedor, o porque dependen del transcurrir del tiempo.  Este tipo de eventos deben considerarse previamente al momento de realizar el cierre contable y la elaboración de los estados financieros.

  

CLASIFICACION DE LOS AJUSTES:

Los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situación que se ha omitido en los libros de una entidad, o para corregir errores en los registros.  A continuación presentamos la clasificación de los ajustes:

PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE:

Periódicamente y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las cuentas, los estados financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras presentadas.  Las modificaciones de las cifras se llevan a cabo a través de los ajustes  a las cuentas, que son registros contables que se caracterizan por modificar los saldos de las cuentas del mayor, para registrar una operación omitida o corregir un registro contable errado.  Los ajustes son efectuados para presentar una situación financiera y de resultados de acuerdo con lo establecido por las Normas de Contabilidad aplicados a la entidad.  Los ajustes son también operaciones que deben registrarse en los libros, únicamente en situaciones que realmente lo ameriten.  Normalmente, los ajustes afectan en su mayoría a partidas del estado de resultados y tienen relación con otras partidas del balance general. 

AJUSTES A PARTIDAS DEL ACTIVO:

Los ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relación con partidas del estado de resultados, esto debido a que normalmente las partidas de activo, se ven afectadas por diferentes cuentas.  A continuación, veremos cuáles son los principales ajustes que afectan las partidas en los activos.

Efectivo: 

Dentro del efectivo debemos agrupar todas aquellas partidas que constituyen numerario o sus equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o liquidez inmediata. Algunos casos que son susceptibles de ajuste son ilustrados seguidamente:

·         Efectivo en moneda extranjera

·         Intereses no registrados

·         Depósitos en tránsito

De acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad, las partidas en moneda extranjera deben ser convertidas a la tasa de cambio vigente a la fecha del balance general.

  

AJUSTES A PARTIDAS DEL PASIVO:

Las partidas de pasivos, al igual que las de activos, están sujetas a diversos ajustes para presentarlas de acuerdo a principios contables.  En este sentido, pueden encontrarse, por ejemplo, acumulaciones por gastos causados y no pagados; registros de comisiones e intereses por cobrar y por pagar, ajustes por la realización de ingresos cobrados por adelantado, etc.

  

ELABORACION DE UN PLAN DE REVISION Y AJUSTES:

Como se ha visto anteriormente, el objetivo de los ajustes pretende que las diferentes partidas contables reflejen el saldo más cercano a la realidad y por consiguiente, también los estados financieros.

Una de las maneras de planificar un proceso de ajustes consiste en utilizar la clasificación de los distintos rubros de los estados financieros, e ir modificando las partidas hasta cubrir la totalidad de las mismas.

En el caso de los activos circulantes deben tomarse las previsiones necesarias para la valoración de los inventarios y el conteo del efectivo.  Esto se debe a que es necesario considerar las fechas de cierre o de corte y establecer los saldos de las cuentas correspondientes, lo más cercano posible.

Una manera alterna de efectuar el proceso de ajustes consiste en toma una de las clasificaciones existentes de los tipos de ajustes, de acuerdo con su naturaleza y proceder a ajustar cada cuenta de acuerdo con esta clasificación.

Luego de realizar el proceso de ajustes se elabora un balance de comprobación ajustado, en el cual se pueden encontrar cuentas que no existían antes del proceso de ajuste.  El balance de comprobación ajustado se utilizará para el proceso de cierre y para elaborar los estados financieros.

  

PLAN DE AJUSTES

Un plan de ajustes es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse para analizar si los saldos de las diferentes partidas de un balance de comprobación son razonables.  Un plan de ajustes debe asegurar que las cuentas con auxiliares se encuentren conciliadas  con el saldo de las cuentas relacionadas con el mayor, o que todas las acumulaciones que correspondan al ejercicio hayan sido registradas en el período.  En este sentido, uno de los principios contables más importantes y aplicables en todo el proceso es el de asociación o apareamiento de ingresos y egresos. 

Como cualquier proceso que sigue una entidad, los procesos de ajustes deben ser adecuadamente supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el referente a la autorización de los ajustes a realizar.  Para ejecutar tales autorizaciones, deben tomarse en cuenta las políticas que al respecto haya establecido la entidad.    En muchos casos, las políticas no están adecuadamente establecidas, por lo que las autorizaciones son críticas a fin de no reflejar cifras erróneas en los estados financieros.

ELABORACION DEL PLAN DE AJUSTES Y CIERRE:

Tomando en cuenta lo explicado en el punto anterior, el plan de ajustes debe ser elaborado con anticipación y debe ser sometido a revisión y evaluación antes de ser puesto en práctica.

Los procesos de cierre pueden entenderse como aquellas actividades que deben efectuarse para cerrar  las distintas cuentas de ganancias y pérdidas para el ejercicio contable siguiente.  Esto se realiza mediante la transferencia de saldos entre distintas cuentas, en donde el saldo neto de las cuentas nominales será transferido al patrimonio.   

En el procedimiento de cierre de libros se actualiza la cuenta de beneficios acumulados mediante la transferencia de los saldos de las cuentas de ingresos y egresos.  Aun cuando esto puede verse como un proceso mecánico, el mismo involucra gran cantidad de análisis contable; debido a esta razón, la automatización de los procesos de cierre es absolutamente crítica.